Hiểu rõ vai trò của các thành viên trong nhóm giúp nâng cao hiệu quả làm việc chung. Khi một nhóm hoạt động hiệu quả, mỗi cá nhân đều có trách nhiệm rõ ràng, tất cả các vai trò đều được thực hiện đầy đủ và tốt đẹp để đạt được mục tiêu chung.
Tuy nhiên, trong thực tế, một số vấn đề thường gặp như:
Thành viên không hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Thiếu linh hoạt trong cách làm việc.
Bỏ sót nhiệm vụ do không nhìn thấy bức tranh toàn cảnh.
Mâu thuẫn do bất đồng quan điểm.
Tiến sĩ Meredith Belbin, sau nhiều năm nghiên cứu về làm việc nhóm, đã đưa ra mô hình phân chia 9 vai trò trong nhóm, giúp giải quyết những vấn đề trên và nâng cao hiệu quả hoạt động chung.
Mục lục:
1. Giữ cân bằng trong nhóm
Mô hình Belbin chỉ ra rằng:
Hiểu rõ vai trò của thành viên giúp phát huy điểm mạnh, cải thiện điểm yếu, từ đó nâng cao hiệu quả đóng góp của mỗi cá nhân cho mục tiêu chung.
Tạo sự cân bằng trong nhóm:
Nếu tất cả thành viên đều có phong cách hành vi hoặc vai trò giống nhau, nhóm sẽ thiếu đa dạng và dễ mắc sai sót.
Nếu các thành viên có điểm yếu giống nhau, nhóm sẽ yếu kém ở điểm đó.
Nếu thành viên có điểm mạnh giống nhau, họ có thể cạnh tranh thay vì hợp tác.
2. Mẹo sử dụng mô hình Belbin
Mô hình Vai trò thành viên trong nhóm của Belbin dựa trên kết quả quan sát hành vi và phong cách cá nhân trong nhóm. Vai trò của mỗi thành viên phụ thuộc vào:
Phong cách làm việc cá nhân.
Mối quan hệ với những người khác.
Công việc đang được thực hiện.
3. Hiểu Mô hình vai trò của Belbin
Belbin chia 9 vai trò thành 3 nhóm: Người hành động, Người giỏi quan hệ và Người giỏi tư duy. Mỗi vai trò có thế mạnh và đặc điểm riêng biệt.
Nhóm Người hành động:
1. Shaper (SH) – Người lập kế hoạch:
Năng động, thường xuyên đặt câu hỏi, tìm kiếm phương pháp tối ưu để giải quyết vấn đề.
Ưu điểm: Lường trước khó khăn, thúc đẩy tinh thần đội nhóm.
Nhược điểm: Hay lý luận, có thể gây tiêu cực cho người khác.
2. Implementer (IMP) – Người thực hiện:
Biến ý tưởng thành hành động thực tế, có kỷ luật, hiệu quả và khả năng tổ chức tốt.
Ưu điểm: Đáng tin cậy, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Nhược điểm: Bảo thủ, không linh hoạt, không thích thay đổi.
3. Completer-Finisher (CF) – Người theo dõi tiến độ:
Đảm bảo dự án được hoàn thành triệt để, chú ý đến chi tiết nhỏ nhất, quan tâm đến thời hạn.
Ưu điểm: Cẩn thận, tỉ mỉ, đảm bảo chất lượng công việc.
Nhược điểm: Lo lắng, cầu toàn, đôi khi quá khó khăn.
Nhóm Người giỏi quan hệ:
4. Coordinator (CO) – Điều phối viên:
Thường là đội trưởng, hướng dẫn nhóm, có kỹ năng lắng nghe tốt, nhận ra giá trị của mỗi thành viên.
Ưu điểm: Bình tĩnh, giao việc hiệu quả, tạo sự gắn kết trong nhóm.
Nhược điểm: Có thể ủy quyền quá nhiều, thiếu quyết đoán.
5. Team worker (TW) – Người làm việc theo nhóm:
Hỗ trợ, đảm bảo sự hợp tác hiệu quả trong nhóm, thường đóng vai trò đàm phán.
Ưu điểm: Linh hoạt, giỏi ngoại giao, đề cao tinh thần đồng đội.
Nhược điểm: Thiếu quyết đoán, do dự, không thích ra quyết định.
6. Resource Investigator (RI) – Người sáng tạo:
Tò mò, thích cải tiến, khám phá và tìm kiếm tài nguyên mới.
Ưu điểm: Nhiệt tình, cởi mở, dễ dàng chia sẻ ý tưởng.
Nhược điểm: Nóng tính, có thể nhanh nản lòng, quá lạc quan.
Nhóm Người giỏi Tư duy:
7. Plant (PL) – Người có nhiều ý tưởng:
Luôn đưa ra những ý tưởng sáng tạo, độc đáo.
Ưu điểm: Sáng tạo, có tầm nhìn xa, không ngại đưa ra ý tưởng mới.
Nhược điểm: Khó tiếp thu ý kiến trái chiều, thích làm việc độc lập.
8. Monitor-Evaluator (ME) – Người giỏi phân tích:
Thông minh, khách quan, cẩn thận cân nhắc các phương án trước khi quyết định.
Ưu điểm: Logic, có tư duy chiến lược, đưa ra đánh giá chính xác.
Nhược điểm: Có thể bị đánh giá là lạnh lùng, thiếu cảm xúc.
9. Specialist (SP) – Chuyên gia:
Có chuyên môn cao trong lĩnh vực của mình, luôn nỗ lực duy trì và nâng cao kỹ năng.
Ưu điểm: Tin cậy, đảm bảo chất lượng công việc chuyên môn.
Nhược điểm: Có thể hạn chế đóng góp do tập trung vào chuyên môn, tốn kém chi phí.
4. Làm thế nào để sử dụng công cụ Lý thuyết của Belbin:
Cân bằng nhân lực và nguồn lực: Phân bổ vai trò phù hợp trước khi bắt đầu dự án.
Phát hiện và hỗ trợ cá nhân: Giúp đỡ thành viên vượt qua khó khăn do khác biệt.
Phát triển bản thân: Nâng cao kỹ năng và hoàn thiện bản thân.
5. Sử dụng lý thuyết của Belbin để tìm ra điểm mạnh và điểm yếu của cá nhân trong nhóm:
Bước 1: Phát hiện và cân bằng sức mạnh của đội:
Quan sát cách các thành viên ứng xử, đóng góp và thái độ của họ.
Lập danh sách thành viên và ghi chép đặc điểm của từng người.
So sánh đặc điểm với mô tả của Belbin để xác định vai trò phù hợp nhất.
Xem xét các câu hỏi:
Đội thiếu vai trò nào? Ảnh hưởng gì đến đội?
Thành viên nào đảm nhiệm nhiều vai trò?
Mẹo:
Ví dụ: Bộ phận nghiên cứu thường có nhiều chuyên gia và người có nhiều ý tưởng.
Nhóm tư vấn kinh doanh có thể bao gồm người giỏi làm việc theo nhóm và người giỏi lập kế hoạch.
Bước 2: Xác định điểm yếu và xung đột tiềm ẩn:
Nếu đội mất cân bằng:
Xác định điểm yếu và thiếu hụt.
Xác định các xung đột tiềm năng.
Ví dụ:
Quá nhiều người giỏi lập kế hoạch có thể khiến đội mâu thuẫn do mỗi người muốn dẫn dắt theo hướng riêng.
Bước 3: Giải pháp:
Yêu cầu thành viên đảm nhiệm vai trò khác: Cần sự nhận thức và sẵn sàng từ các thành viên.
Thành viên cải thiện cách làm việc: Giảm thiểu xung đột do phong cách cá nhân.
Trang bị kỹ năng mới: Nâng cao năng lực cho thành viên để khắc phục điểm yếu.
Lưu ý:
Mô hình Belbin chỉ là một trong nhiều yếu tố để xây dựng đội ngũ hiệu quả.
Không có phương pháp nào hoàn hảo cho mọi tình huống.
Kết luận:
Mô hình Belbin cung cấp công cụ hữu ích để hiểu rõ vai trò của các thành viên trong nhóm, từ đó phát huy điểm mạnh, quản lý điểm yếu, tạo sự cân bằng và nâng cao hiệu quả hoạt động chung.
Xem thêm bài viết liên quan: 5 mô hình làm việc nhóm hàng đầu và cách áp dụng
Comments